Tietosuojaseloste

1. Yleistä
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Helsinki Design School Oy ("yhtiö") käsittelee henkilötietoja; mitä henkilötietoja yhtiö kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa sekä miten rekisteröity voi vaikuttaa käsittelyyn. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, jota Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Yhtiö noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) ("tietosuoja-asetus") sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Yhtiön tarjoamiin koulutuspalveluihin ja muihin yhtiön tarjoamiin palveluihin mukaan lukien verkkosivut, suoramarkkinointi ja markkinointi sosiaalisen median palveluissa, ja Yhtiön järjestämiin tilaisuuksiin.

"Henkilötiedoilla" tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä ("rekisteröity") koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Rekisterinpitäjä:

Helsinki Design School Oy, 1025158-3, Bulevardi 44, 00120 Helsinki

Tietosuojavastaava: Jani Aromäki
Yhteystiedot:info@helsinkidesignschool.fi / Puhelin 020 7340630

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Tarkoitus	Peruste
Opiskelijavalinta ja informointi	Oikeutettu etu, Sopimuksen valmistelu liittyen koulutussopimukseen
Koulutuspalveluiden tuottaminen, ylläpito, kehittäminen ja laadunvarmistus, opiskelun seuranta ja suoritukset	Yhtiön ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde (koulutussopimus), Yhtiön oikeutettu etu koulutussuhteeseen liittyen.
Toiminnan suunnittelu ja tuotekehitys Personoitu koulutus-/asiakaspalvelu Asiakasviestintä	Yhtiön oikeutettu etu koulutussuhteeseen liittyen.
Suoramarkkinointi ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja kontakteille	Yhtiön oikeutettu etu suoramarkkinointiin liittyen.
Riskienhallinta ja väärinkäytösten estäminen	Yhtiön oikeutettu etu
Viranomaisilmoitukset	Lakisääteinen velvoite, oikeutettu etu
Taloushallinto	Opiskelijoiden koulutusmaksun laskutus, oikeutettu etu

Lisäksi sähköinen suoramarkkinointi ja Yhtiön uutiskirjeen tilaaminen sekä Yhtiön verkkosivujen kautta kerättyjen henkilötietojen tallentaminen suoramarkkinointia varten perustuvat suostumukseen. Rekisteröidyltä pyydetään myös suostumusta erityisten henkilötietojen käsittelyyn ja automaattiseen päätöksentekoon, jolla on merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö ja tietolähteet

Yhtiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.
Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

Henkilötietoryhmä	Esimerkkejä tietosisällöstä
Yksilöintitiedot	Nimi, henkilötunnus, koulutus- ja työhistoria, harrastukset, erityistarpeet opintojen järjestämiseen liittyen
Yhteystiedot	Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus.
Opintosuhteeseen liittyvät tiedot	Vahvistustiedot, koulutusohjelma, opiskelupaikka, opintoaika, opintosuoritteet, läsnäolot, arvosanat
Laskutus- ja luottotiedot	Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot ja muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot, luottotiedot.
Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot	Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin antamaa suostumusta ja henkilötietojen käsittelyyn antamaa suostumusta koskevat tiedot sekä edellä mainittuja suostumusten peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot.
Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot	Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Yhtiön palveluiden seuranta esimerkiksi teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättävä tieto voi olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite.
Kameravalvonta	Yhtiön kiinteistöihin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity saattaa näkyä.

Henkilötiedot, joiden antaminen on välttämätöntä Yhtiön ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja/tai lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Yhtiön palveluiden tuottamiseksi, ilmoitetaan kussakin yhteydessä rekisteröidylle.

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi opintopaikkaan hakemisen ja koulutussopimuksen solmimisen yhteydessä tai opiskeluaikana, markkinoinnin yhteydessä tai verkkosivujen lomakkeiden kautta.

Rekisteröity on voinut antaa Yhtiölle tietoja myös esimerkiksi kilpailun tai arvonnan yhteydessä, verkkosivujen käytön yhteydessä tai tilaamalla sähköisen uutiskirjeen.

Yhtiö käyttää markkinoinnissa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin. Näitä tietoja ei tallenneta pysyvästi Yhtiön rekistereihin.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotietoyhtiöiden luottotietorekistereistä.

5. Henkilötietojen säilyttäminen
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Henkilötietoryhmä	Säilyttämisaika tai kriteerit sen laskemiseksi
Hakijatiedot	Hakuprosessi + 6 vuotta
Yhteys- ja koulutustietoja	Käsitellään koulutussuhteen voimassaolon ajan ja enintään kuusi vuotta koulutussuhteen päättymisen jälkeen
Potentiaalisia asiakkaista koskevia tietoja säilytetään	Pääasiallisesti enintään 3 vuotta keräämisestä.
Rekisteröidyn antamat suostumukset	Suostumuksen peruuttamiseen saakka

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mm. seuraavat tahot:

• Kirjanpitotoimisto (HLB Tietotili Oy)
• Nettikari Oy

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:

• Luotto- ja perintätietoyhtiöt, kuten Intrum Justitia
  

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kuten ELY-keskus, lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.

Lisäksi Yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä tai mikäli Yhtiö on osallisena yritysjärjestelyssä. Rekisteröidyn tietosuoja turvataan myös ko. järjestelyissä, ja niistä ilmoitetaan rekisteröidylle asianmukaisesti tarvittaessa.

Yhtiöltä voi pyytää tarkempia tietoja muista vastaanottajista. Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja saatetaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan laskutus- tai perintäprosessin yhteydessä tai opiskelijan vastaanottaessa opintopaikkaa koskevia tietoja. Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, tietojen ylläpitäjä, yritys tai sen alihankkijat huolehtivat henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.

Sopimukset, ja muu alkuperäiskappaleina säilytettävä asiakirja-aineisto pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista.

Rekisterinpitäjä poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköisesti yllä mainituilla yhteystiedoilla. Pyyntöön tulee liittää riittävät yksilöintitiedot. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Yhtiö voi pyytää tarpeen mukaan lisätietoja voidakseen täyttää edellä mainitut pyynnöt. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.

11. Muutoksen tietosuojaselosteeseen

Yhtiö kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Olennaisista rekisteröidyn oikeuksiin vaikuttavista muutoksista ilmoitamme erikseen.


Tietosuojaseloste on päivitetty / julkaistu 1.2.2020